Klika dni temu, na mojej stronie na Facebooku, omawialiśmy case dotyczący szybkości i sposobu odpowiedzi na zapytania ofertowe otrzymane przez kancelarie mailem. Z krótkiej ankiety oraz rozmów z prawnikami wynika, że najczęściej odpowiedź na zapytanie ofertowe przesyłane jest tego samego dnia. Postanowiłem się przekonać czy tak jest naprawdę?
Nadarzyła się ku temu świetna okazja ponieważ rzeczywiście potrzebuję wsparcia prawnego w zakresie rejestracji danych osobowych, przygotowania regulaminów serwisu, procedur dostępu do danych osobowych itp. Postanowiłem więc wysłać zapytanie mailowe do kancelarii, które wiem, że zajmują się moją tematyką bądź twierdzą na stronach www, że zajmują się prawem IT. Wysłałem 11 zapytań kierowanych na adresy ogólne, a w sytuacjach gdy podany był mail prawnika zajmującego się danym działem również do niego. Czekałem na pierwsze oferty.
10 najlepsze praktyki przy odpowiedzi za zapytania ofertowe:
- Odpowiedź na maila z zapytaniem ofertowym powinna być w miarę szybka. Tym bardziej, że obracamy się w tematyce e-commerce. Przedsiębiorcy, którzy pracują na tym polu są przyzwyczajeni do natychmiastowej reakcji.
- Nie mam jednak na myśli wysyłki oferty w ciągu 30 min. Wystarczy potwierdzenie otrzymania maila wraz z informacją, że „pracujemy nad przygotowaniem dla Pana oferty. Otrzyma ją Pan najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych”. That’s it.
- Nim wyślesz ofertę wymień kilka maili z autorem zapytania. Zapytaj o szczegóły i potrzeby. Pozwoli Ci się zorientować jakie są oczekiwania klienta, możesz też dowiedzieć się o planowany budżet.
- Wysłana oferta powinna zawierać opis planowanych czynności. Według mnie należy wyjść z założenia że potencjalny klient jest niczym krowa na granicy – trzeba mu wszystko wytłumaczyć.
- Tam gdzie możesz posługuj się językiem zrozumiałym dla szarego Kowalskiego. Unikaj prawniczego żargonu.
- Posługuj się językiem korzyści dla klienta – powiedz co zyska dzięki Twojej pomocy. Uzasadnij swoją cenę.
- Pokaż port folio, podobne usługi, które realizowała Twoja kancelaria.
- Cenę pokaż w dwóch lub trzech wariantach. Daj klientowi wybór.
- Ofertę zawsze możesz wysłać też „na biurko” do potencjalnego klienta. W ładnej teczce, z materiałami informacyjnymi…
- Follow up. Po wysłanej ofercie pofatyguj się o dalszy kontakt. Jeśli możesz to telefoniczny, jeśli nie – mailowy.
A jak to było naprawdę?
Rano wysłałem 11 maili. Do końca następnego dnia roboczego otrzymałem 3 oferty oraz 2 informacje o przesłaniu oferty w późniejszym terminie. Oferty spływały do mnie jeszcze przez kilka dni ale w sumie otrzymałem odpowiedzi od 6 kancelarii – na 11 zapytań… A prawnicy mówią, że nie ma klientów na rynku?
Jak wyglądały oferty?
Nie wchodząc w szczegóły tylko jedna kancelaria przesłała ofertę w PDF wraz z opisem zespołu i doświadczeniem. Reszta ofert była wysłana w treści maila. Również tylko od jednej kancelarii poznałem podobne serwisy do mojego, które były obsługiwane. Pozostali prawnicy nie pokazywali swojego portfolio.
Rozbieżność cenowa była ogromna – najdroższa oferta była 3 razy droższa od najtańszej.
Moją uwagę przykuła oferta, która pokazywała portfolio (przy okazji najdroższa) oraz ta, która była najbardziej czytelna i zrozumiała. W tym drugim przypadku otrzymałem kilka zgrabnych zdań, które napisane były codziennym językiem i komunikowały moje potrzeby.
Na kanwie tej akcji ofertowej zrodziło się wiele pytań, proszę pomóżcie mi odpowiedzieć na kilka z nich:
- Czemu otrzymałem tylko 6 odpowiedzi? Okres urlopowy, natłok klientów?
- Czemu nikt z biura nie informuje prawie z automatu, że: „dziękujemy za przesłanie zapytania, przygotowujemy ofertę”
- Czemu tylko jedna kancelaria pokazała portfolio?
- I czemu te oferty są tak bardzo niezrozumiałe?
Edycja:
Przy okazji przeglądania stron z wpisu o Najlepsza prawnicza strona www natknąłem się na dokument ofertowy kancelarii Boughton Law dostępny pod tym linkiem.Tradycyjnie jest tu dużo treści ale spójrzcie na język – prosty, zrozumiały, klarowny. Do tego odpowiada na potencjalne bolączki klienta: ” We Will Take Care of the Paperwork: One of the great benefits of our package is that we will deal with the mountain of paperwork so you do not have to.”
Przyjdź na szkolenie ze sprzedaży usług prawnych:
