Jeszcze kilka lat temu dobrym sposobem dotarcia do rynku i klientów była organizacja konferencji. Wynajęta sala, zamówiony catering, zaproszeni prelegenci i goście… Koszty ograniczone są tylko wyobraźnią. W czasach, gdy większość z nas jest dostępna on-line prawie przez cały dzień coraz większą popularność zyskują webinaria – szkolenia i spotkania prowadzone za pośrednictwem internetu. Efekt jaki mogą przynieść jest nie do przecenienia przede wszystkim ze względu na nieograniczony dostęp do rynku, trwałość przekazu (nagrania ze szkolenia dostępne na długo po jego zakończeniu) i ograniczone koszty. Kto jeszcze zastanawia się nad sposobem dotarcia do potencjalnego klienta warto by poznał korzyści płynące z webinariów.
Jedno z moich szkoleń transmitowane było w czasie rzeczywistym on-line. Uczestniczyłem także w serii innych webinariów m.in. w ciekawym spotkaniu zorganizowanym przez Eversheds. Obserwując własne oraz innych doświadczenia zebrałem serię rad pomocnych w prowadzeniu e-spotkań.

Tematyka

• prezentuj zawsze to co jest Twoją mocną stroną – tematyka webianrium powinna zawsze skupiać się wokół Twoich plusów w kontekście treści jaką prezentujesz i klientów do których docierasz;
• nie powielaj utartych schematów, temat powinien być świeży, aktualny;
• zaproś dobrych gości jeśli nie obawiasz się, że przyćmią Twój „występ”.

Zaproszenie i rejestracja uczestników

• rejestracja i wysyłka linków dostępowych do wirtualnego pokoju zazwyczaj odbywa się automatycznie za pośrednictwem aplikacji, z której korzystamy;
• polecam korzystać z dodatkowego narzędzia (mailing) przypominającego uczestnikom o terminie wydarzenia i reklamującego prowadzących. Wystarczy wcześniej przygotować maile do wysyłki;
• jeżeli webinarium odbywa się na zewnętrznej platformie można przygotować obrazki pokazujące jak uzyskać dostęp do wirtualnego pokoju.

Reklama

• tu bardzo sprawdzają się własne narzędzia (blog, strona www, inne narzędzia społecznościowe) jak i rozbudowana baza e-maili. Odpowiednie ich wykorzystanie gwarantuje początkową bazę uczestników;
• obecność w mediach branżowych – tam gdzie znajdują się klienci webinarium;
• zaprzyjaźnieni blogerzy i strony www;
• warto zastanowić się nad dobrze przygotowaną reklamą w wyszukiwarce – sensu na rynku prawniczym nabierają Adwords.
• zewnętrzne media społecznościowe, portale profesjonalne (goldenline, linkedin)

W trakcie webinarium

• dobre łącze internetowe to podstawa – zagwarantuje to właściwą transmisję głosu i obrazu;
• moderacja – bardzo ważna w trakcie trwania szkolenia. Właściwym rozwiązaniem jest obecność drugiej osoby, która moderuje dyskusję, która często toczy się wokół tematyki szkolenia. Moderator specjalista może a czasem powinien na żywo udzielać odpowiedzi na pojawiające się pytania.
• moderator w czasie rzeczywistym może naprawiać błędy techniczne, gdy np. zniknie obraz a dźwięk będzie dostępny dla uczestników (z autopsji).
• Nagrywanie – webinarium powinno być nagrane i w późniejszym czasie udostępnione. Jeśli nie samo nagranie to chociaż prezentacja.

Po webinarium

• follow up mail – wiadomość wysłana po zakończonym webinarium z linkiem do umieszczonego nagrania i prezentacji;
• analiza statystyk uczestników;
• wprowadzenie poprawek J

Ogromnym wyzwaniem dla organizatorów jest prowadzenie transmisji nie tylko prezentacji (współdzielony ekran) ale także całego studia. To niezwykle trudne zadanie można zrealizować pod warunkiem posiadania całego studia i wykwalifikowanych prowadzących. Ilość błędów, których należy się wystrzegać jest ogromna…

Webinaria to narzędzia o ogromnym potencjale. Łatwość organizacji, szeroki dostęp do uczestników rynku i potencjalnych klientów powinny skłonić wielu do podjęcia wyzwania..