W części pierwszej tematyki zarządzania wiedzą poruszyłem ogólną tematykę dotyczącą pojęcia wiedzy oraz źródeł jej pochodzenia w odniesieniu do Kancelarii. Przedstawiłem również cechy charakterystyczne organizacji inteligentnych – nastawionych na uczenie się. Tą tematyką zajmę się bliżej gdyż bezpośrednio wpływa na sposób zarządzania kancelarią.

Proces uczenia się to…

… przekształcanie wiedzy ukrytej w wiedzę jawną.

Wiedzą ukrytą jest zasób indywidualnych umiejętności, doświadczeń, przekonań, teoretycznych i praktycznych informacji człowieka, specjalisty w kancelarii. Wiedza jawna to zespół informacji, danych który jest powszechnie dostępny i zrozumiały. Jest ona w pewien sposób sformalizowana i udostępniona w ramach organizacji w postaci dokumentów, raportów, ilustracji. Wydawać by się mogło, że przejście od poziomu wiedzy ukrytej do wiedzy jawnej jest procesem prostym, nienastręczającym problemów.

Skuteczne „uczenie się” jednak musi być wsparte wielością elementów, które co do zasady wpływają na pracowników kancelarii.  Oni bowiem są najczęściej nośnikami informacji i to od ich woli, samopoczucia, pewności zatrudnienia i pozycji w firmie zależeć będzie dzielenie się wiedzą z innymi pracownikami. Prawnik obawiający się o swoją pozycję w firmie, nie będzie skory do dzielenia się wiedzą. Z tego powodu warto zwrócić uwagę na serię elementów wspierających uczenie się przedsiębiorstwa.

1. Wizja przedsiębiorstwa nastawiającego na uczenie się – pracownicy muszą identyfikować się z Kancelarią, jej strukturą, strategią tak by wykorzystywać szanse uczenia się.
2. Kultura zarządzania kancelarią – niezwykle istotne jest wsparcie kultury zarządzania, która zachęca do podejmowania wyzwań, tworzenia nowych rozwiązań.
3. Skuteczny system motywacyjny – motywacja to podstawowy impuls rozwoju pracownika.
4. Zarządzanie – otwarcie na nowe technologie wspierające gromadzenie i wykorzystywanie wiedzy

Procesy zarządzania wiedzą pozostają, w moim odczuciu, ciągle niedoinwestowane, jeżeli w ogóle kancelarie zauważają potrzebę takich inwestycji. Zazwyczaj wiedza w postaci dokumentów, pism procesowych, umów zalega na serwerach kancelaryjnych a jedynym możliwym sposobem ich przeszukania jest wyszukiwarka Windows bądź w przypadku desperacji szukającego, krążenie po biurze z pytaniem czy ktoś już daną sprawą się zajmował. Nie trzeba zbytniej wiedzy by przekonać się, że taki system jest niewydolny i nieefektywny. Pracownik może bowiem spędzić więcej czasu na poszukiwaniu przydatnych materiałów niż na faktycznym pracowaniu dla klienta… A jak wyglądałaby sytuacja, gdyby miał do dyspozycji system informatyczny wspierający gromadzenie i wykorzystywanie wiedzy? Te same czynności mógłby wykonać za pomocą „kliknięcia myszką”.

Należy tu jednak dodać, że wiedza to nie tylko gromadzenie przetworzonych informacji w postaci dokumentów, pism itd. To również wiedza na temat pracowników, klientów, konkurentów, potencjalnych rynków zbytu usług. Proszę zastanowić się czy znacie prawdopodobne inwestycje swoich stałych klientów? Może planują ekspansje na nowe rynki, inwestycje? Posiadając szczegółowe informacje przetworzone w wiedzę, można skutecznie sprzedawać usługi.

Wsparciem zarządzanie wiedzą są systemy IT. Na polskim rynku nie ma wielu systemów wspierających zarządzanie wiedzą, zapewne z dwóch powodów:

1. Brak świadomości wśród biznesu o niezbędności zarządzania wiedzą.
2. Indywidualny charakter programów zarządzania wiedzą, który wymusza stosowanie rozwiązań dopasowanych do prowadzonego biznesu.

Zakończeniem tego wpisu jest informacja o badaniach opisanych na portalu idg.pl. Badania, choć nie dotyczą branży prawniczej, obrazują marnotrawstwo czasu, energii na poszukiwanie informacji w ramach przedsiębiorstwa. Polecam to Państwa uwadze wraz z odpowiedzą na pytanie: „W jaki sposób w Państwa kancelarii zarządza się wiedzą?”

Records Management Quarterly doniósł, że 80% informacji w postaci elektronicznej w typowej sieci korporacyjnej nie była wykorzystywana w ciągu ostatnich 30 dni, ponad 50% nie było wykorzystywane w ciągu ostatnich kilku miesięcy, a tylko 20% informacji w intranecie jest wykorzystywana na bieżąco. Tony McKinley w artykule „Managing All Information Assets” twierdzi, że spośród dokumentów wprowadzonych przez pracowników do repozytoriów wiedzy 85% nigdy nie jest przez nikogo czytanych. W innym badaniu znanej firmy branży lotniczej i kosmicznej BAE Systems okazało się, że 80% pracowników traci średnio 1/2 godziny dziennie, poszukując informacji, a 60% spędza około godziny dziennie, nieświadomie powielając prace wykonane przez innych.

http://www.idg.pl/artykuly/48896_1/Zarzadzanie.wiedza.w.twojej.firmie.html

Zachęcam do komentowania, w szczególności, jeżeli macie Państwo doświadczenia w procesach zarządzania wiedzą w Kancelariach.

Artykuły możesz również czytać na facebooku lub otrzymywać je raz w miesiącu poprzez newsletter. Zapraszam również do bezpośredniego kontaktu.

Zobacz również: Zarządzanie wiedzą, cz.I

.